引言 

在這課程裡，我們將探討幾個基本原則來啟發您如何管理與確保外部主數據的質量。外部數據分別為，外部組織，外部研究人員，期刊，活動（Events）。這管理模式也可以套用在其他的主數據分類。

對象群是以下角色的用戶:

• 外部組織行政用戶
• 外部研究人員行政用戶
• 刊期行政用戶
• 活動（Events）行政用戶

或最高級行政用戶

主数据的定义主數據的定義

主數據是學府的核心數據，同時也是定義學府屬性的數據。 Pure系統是以主數據為構建研究單位階層和連接數據的磐石。

• 主數據是經常連接其他數據的一套記錄 (適合重用)
• 可以被編輯與驗證(確保數據的連貫性)
• 必須是擁有適當的角色用戶才能修改主數據(可限制用戶存取)

以下是些主數據分類的例子:

確保主數據的質量: 為何?

優質的主數據是保持管理數據的根基 ,例如:

• 報表的可信度
• 儀表板與小部件的可信度
• 向外展示高信度的數據
• 更好的做出決策 (研究人員)

以下是主數據分類, 期刊與其他數據連接的例子:

同樣的刊期可連接與多個不同的研究成果，充分顯示重用的功能。

主數據：源點

如何輸入主數據：

• 手動創建：
  • 研究人員在提交內容時，可透過“Lookup Box” 輸入在系統找到的期刊，或也可以在此創建新的期刊數據

例如：在研究成果輸入期刊數據， 可在此輸入現有或創建新的期刊數據：

• 分配擁有適當編輯權限的角色給用戶 （角色）
• 導入程序
   

大量導入

 使用XML 導入/同步

Master List  (Upcoming video) （即將上線的影片）
 

• 同步引擎， 例如：journals from Scopus, External Organizations from Scival
• 從遺產系統匯集遺產數據
• 在導入內容時，也 導入來源：
                                                                  e.g. Creating content based on no match content 例：創建沒有匹配到的內容
                                                                 

管理：籠統原則

• 刪除非使用數據
  
  • 這讓您一目了然知道那些數據有在使用，那些沒有在使用中。從而幫助您刪除非使用數據。數據通常是因為與其他數據的關係被挪去後才被產生為非使用數據，比如說：當您把在研究成果A的期刊A換成期刊B，這樣期刊A就成為非使用數據，這是因為它與研究成果A 的關係被刪除了（注：刊期A沒有與其他研究成果連接）。沒有連繫於任何數據的非使用數據可被以下的過濾器篩選出來，讓後刪除掉：
    
     

下一步是如何刪除非使用內容。這可以透過大量編輯功能來進行。請觀看影片：

 

• 合併重複數據 （5.15 新功能）(NEW IN 5.15)
  • 如果系統裡有太多的重複數據，這樣會把內容的連貫性弄的非常複雜。原本只有一個主數據，例如刊期A連貫所有關於刊期A的內容，可是因為重複的原因，而導致內容可以是與刊期A或它的複制連繫。這樣就很難匯集高質量的數據從而影響了報表的可靠性。

• 查驗/提高元數據的質量
  
  • 如果元數據需要提高質量，建議使用流程步驟功能
  • 請參以下例子：
• 選擇性：只限制批准完畢數據在 lookup boxes 為選項。

這將有助於限制研究員只選擇已被批准的主數據，從中顯然易見的知道這些被使用的元數據是高質量的。使用這功能的另一個優勢就是當導入新的研究成果時，所有拿來匹配的數據，譬如標題，刊期名稱，外部組織，個人檔案都是已被批准的數據。這樣的導入方式也幫助避免內容與不相關或低質量的數據（沒批准）連接在一起。

 

豐富元數據的例子

在這裡我們只將涵蓋外部組織，外部人員，刊期和活動（events）。

這裡將不會探討內部人員與組織，原因是通常內部人員和組織是於同步引擎或"Master lists" 來進行更新的。

外部組織

豐富元數據：數據質量- 國家諮詢

可以使用這數據在互聯網（Google Maps/ Bing）來尋找組織的地址並且記入Pure系統裡。

可在地圖顯示合作對像或與矩陣方式列出合作的地區。

外部人員

豐富元數據：與外部組織有關聯的內容

聯繫外部組織與外部人員的關係將提高元數據的質量，這是因為管理員可以更好的追踪和記入貴學府與外部組織的合作數據。您可以在 Master data > External Persons > Add Filter 'External Organization Associated' 來尋找那些沒有與外部組織連接的外部人員數據。

刊期

豐富元數據- 驗證 ISSNs：

您可以使用對的過濾器來查看刊期數據，例如ISSN。然後補填 ISSN數據來提高刊期數據的質量。

豐富元數據- DOAJ 索引

可使用 DOAJ 過濾器來查看有在Directory of Open Access Journals里索引的刊期。注：使用這DOAJ過濾器前，必需先跑DOAJ indexing job。

豐富元數據- 出版社

可使用过滤器来查看那些刊期没有出版社的数据。寻找到后，可联系刊期与出版社的关系。

基本上，我们建议管理员使用所有的过滤器来查看数据的质量。这将帮助在不同地区的需求, 来优先安排提高那个数据的质量。