Introducción

Esta sección muestra cómo mantener y controlar la calidad de algunos tipos de Datos Maestros como Organizaciones, Personas Externas, Revistas y Eventos mediante la introducción a algunas funcionalidades básicas de Pure. Los métodos o funcionalidades aquí expuestos pueden usarse también con otros tipos de Datos Maestros.

Esta sección se ha diseñado para los usuarios con los siguientes roles:

• Administrador de Organizaciones Externas
• Administrador de Personas Externas
• Administrador de Revistas
• Administrador de Eventos
• Usuarios con el rol de Administrador.

Datos Maestros : Definición

Se entiende por Datos Maestros al conjunto de atributos que describen las entidades principales en una institución y desde los cuales se construye su estructura jerárquica y de relaciones.

• Conjunto de registros frecuentemente enlazados con otros ítems (ideal de re-uso)
• Tienen lugar y posibilidad de mantenimiento (ideal para la consistencia de datos)
• Únicamente usuarios con los cargos apropiados pueden editar los registros (ideal por su restricción de acceso)

Un ejemplo de los diferentes tipos de Datos Maestros se muestran a continuación:  

Control de Calidad de los Datos Maestros: ¿Por qué?

Datos Maestros de calidad son la base de:

• Reportes validos y sólidos 
• Tableros/Paneles con widgets confiables
• El Portal público de la institución (Visibilidad institucional)
• Mejor selección (Investigadores)

Ejemplo de las relaciones entre los Datos Maestros partiendo desde del tipo de contenido 'Revistas':

 La misma Revista tiene relaciones con diversos Resultados de Investigación, lo cuál demuestra la posibilidad de re-usar los datos.

Datos Maestros: Origen

Los Datos Maestros pueden generarse mediante: 

• Creación Manual:
  • Por los mismos investigadores durante la creación de contenido a través de cuadros de búsqueda. Cuando un ítem específico no puede encontrarse, Pure permite crearlo.

Cuadro de búsqueda

Por ejemplo, si se agrega una revista a un Resultado de Investigación, esta podrá ser encontrada usando el cuadro de búsqueda y de no encontrarse, esta puede añadirse desde la opción "crear nuevo":

 

 

• Usuarios con roles y derechos de edición
• El Proceso de Importación, que puede darse de varias formas:
  • Importación en Bloque:
    • Usando XML para importar/sincronizar datos 
    • Lista Maestra
       
  • Tareas de Sincronización. e.g Revistas de Scopus, Organizaciones Externas de Scival
  • Datos recogidos desde sistemas antiguos 
  • Fuentes de Importación de contenido (Bases de Datos Bibliográficas), ej: Creación de contenido cuando no se encuentran coincidencias al importar desde fuentes en línea.

Gestión de Datos Maestros: Principios Generales

• Eliminar los registros no utilizados:
  • Eliminar registros no utilizados ayuda a obtener una mejor vista previa. Los registros no utilizados aparecen cuando se eliminan las relaciones entre el contenido relacionado. 
  •  por ejemplo, en una relación establecida entre un Resultado de Investigación y una Revista, si la Revista es reemplazada por otra, la primera Revista con la que este estaba relacionada pasa a ser un registro no utilizado (a menos de que existan múltiples relaciones con ella). Esos records no utilizados pueden eliminarse:
    • usando el filtro ‘Contenido no utilizado’
    • Aplicando la opción de 'edición por lotes'. 

• Fusionar duplicados (NUEVO en 5.15):
  • Tener registros duplicados dificulta establecer relaciones con tipos de contenido específicos. Por ejemplo, si hay dos registros de Revistas representando el mismo título, las publicaciones serán relacionadas con ambos registros causando reportes imprecisos. También, si hay múltiples variaciones de nombres representando una Organización Externa existente, posiblemente habrán publicaciones y personas también relacionadas a todas las variaciones. Fusionar duplicados en este caso, es una funcionalidad que ayudará a mejorar la calidad de los datos.

• Verificar / Enriquecer metadatos (usar flujo de trabajo):
  • Si la calidad de los metadatos necesita ser mejorada se recomienda usar el 'Flujo de Trabajo'. ver ejemplos abajo
• Opcional: Configurar Pure para que permita únicamente seleccionar datos 'Aprobados' cuando se usen barras o cuadros de búsqueda
  • Esto es muy útil si se desea permitir que los investigadores seleccionen únicamente Datos Maestros que hayan sido 'Aprobados', lo cual indica que la calidad de los metadatos ya ha sido revisada por los Administradores o Editores de Pure y por ende, su calidad es la esperada. Otro beneficio de usar esta función es que cuando los Resultados de Investigación son importados, la coincidencia de Títulos/Nombres de Revistas/Organizaciones Externas/Personas es establecida únicamente con el contenido 'Aprobado', lo cual previene que se establezcan relaciones entre los Datos Maestros y metadatos importados de baja calidad (No Aprobados)

Cómo Enriquecer los Metadatos - Ejemplos

Estos ejemplos se limitan a los tipos de contenido Organizaciones Externas, Personas Externas, Revistas y Eventos.

Personas Internas y Unidades Organizativas son gestionadas y mantenidas mediante Tareas de Sincronización o Listas Maestras, lo que no hace parte de esta sección.

Organizaciones Externas

Roles/Cargos: Administradores de Organizaciones Externas

Este rol puede asignarse a usuarios cuya tarea es gestionar los registros de las 'Organizaciones Externas' en Pure. 

Enriquecer los Metadatos: Calidad de los Datos - Información del País 

Usado para buscar las Organizaciones en la web (Google Maps or Bing) para identificar su dirección y actualizar los registros en Pure. 

Usado en el mapa de colaboración / Matriz

Personas Externas

Roles/Cargos: Administradores de Personas Externas

Enriquecer los Metadatos: Organizaciones Externas Asociadas

Por razones de calidad de los datos, es ideal establecer la relación Organización Externa ↔ Persona Externa, lo que ayudaría a rastrear la colaboración que su institución ha realizado con organizaciones externas. Para identificar las Personas Externas que se han agregado a su instancia Pure y que no tienen ningún dato relacionado con una Organización Externa, vaya a Datos Maestros > Personas Externas > Agregue el filtro 'Asociación Externas Asociada' > Seleccione 'Con' o 'Sin'  (de acuerdo a su necesidad) > Buscar.

Revistas

Enriquecer Metadatos - Revision de ISSNs:

Revise los datos de las revistas utilizando el filtro correcto para asegurarse de que puede agregar los ISSNs faltantes y aumentar la calidad de los datos de su Pure.

Enriquecer Metadatos - DOAJ Indexadas:

Revise los datos de las revistas utilizando los filtros para identificar los registros de revistas de su instancia Pure que han sido indexadas en el Directorio de Revistas de Acceso Abierto o DOAJ por su sigla en ingles (Directory of Open Access Journals). Tenga en cuenta de que antes de revisar esto, la Tarea "DOAJ Indexing" debe estar habilitada.

Enriquecer Metadatos - Editoriales:

Revise las Revistas que no tienen ningún editor asociado y una vez  las identifique, agregue la relación entre la Revista y su Editorial.

En general, se recomienda revisar todas las opciones de 'Filtros' disponibles en la parte superior de la lista de contenido.  Muchos pueden ser útiles de acuerdo al contexto y las necesidades de calidad de datos de la institución.